Prečo firmy potrebujú interných audítorov a aké sú ich prínosy?

1. Úvod
2. Blog
3. Normy ISO
4. Prečo firmy potrebujú interných audítorov a aké sú ich prínosy?

Častý mýtus: Naša firma má perfektne riadené procesy a efektívne implementovaný systém manažérstva – niet čo výrazne zlepšovať. Interní audítori sú zbytočný luxus - stačí nám manažér kvality.

Prečo sú interné audity nevyhnutné pre akúkoľvek firmu?

Vo svete ISO vyžadujú všetky normy systému riadenia (ISO 9001, ISO 14001,  ISO 45001 atď.), aby mala firma interný audit a systém vykonávania pravidelných interných auditov. Mnoho majiteľov malých a stredných podnikov si myslí, že interné audity sú zvyčajne potrebné iba pre väčšie firmy a väčšinou len na finančné audity. Primárnym cieľom interného auditu podľa noriem ISO je pravidelne prehodnocovať kritické „core business“ procesy, aby sa zabezpečilo, že systém manažérstva spĺňa požiadavky relevantnej ISO normy ako aj vlastné interné požiadavky organizácie, že systém efektívne funguje a je udržiavaný.

Čo je interný audit? 

Interný audit je systematický, nezávislý a zdokumentovaný proces získavania dôkazov auditu a ich objektívneho vyhodnocovania s cieľom určiť rozsah, v akom sa plnia kritériá auditu. Interné audity podľa zamerania delíme na: 

• Audit systému manažérstva kvality, EMS, BOZP (štruktúra a funkčnosť systému manažérstva)
• Audit procesu (vhodnosť a spoľahlivosť procesov, najmä core biznis - výrobných procesov vo všetkých pracovných zmenách, PFMEA & Control plan)
• Audit výrobku (preverovanie prvkov, častí, charakteristík, komponentov a finálneho produktu v zmysle špecifikácií a požiadaviek zákazníka – napr. v zmysle VDA 6.5)

Udržiavaním a zlepšovaním účinnosti interných auditov bude Vaša firma schopná výrazne zlepšiť efektívnosť procesov, splniť regulačné požiadavky, monitorovať výkonnosť, hodnotiť riziká a zvyšovať spoľahlivosť a integritu systému. Interné audity Vám môžu priniesť rôzne výhody, ak ich výstupy a výsledky využijete efektívnym spôsobom. 

Prečo je dôležité vybudovať team interných audítorov

Ak chcete zabezpečiť, aby Vaša firma mala skutočne efektívne implementovaný systém manažérstva je potrebné zabezpečiť proces pravidelných interných auditov. Platí pravidlo – čím väčšia firma, tým viac interných audítorov je potrebných. Aj stredne veľká firma od 50 – 350 zamestnancov by nemala nechávať interné audity len na jednom QA manažérovi ale zabezpečiť minimálne 3-5 interných audítorov. Pri firme od 300 – 1000 zamestnancov je ideálne zabezpečiť 10-15 interných audítorov. Výber interných audítorov a vykonávanie auditov je potrebné zorganizovať tak, aby sa zabezpečila objektívnosť a nezávislosť procesu auditovania (interný audítor nikdy nesmie overovať svoj vlastný proces či vlastné oddelenie). V zmysle TQM princípov je vhodné, aby napríklad proces výroby auditovali interní zákazníci (zástupcovia nasledujúcich procesov – kvalita, predaj, logistika) a interní dodávatelia (zástupcovia predchádzajúcich procesov – napr. sklad, nákup). Funkciu interného audítora je možné zadať aj externým konzultačným firmám, ktoré budú vykonávať interný audit podľa vašich požiadaviek. Outsourcing funkcie interného auditu však bráni manažmentu hlboko sa ponoriť do svojich „core business“ procesov a neumožňuje im získať väčšiu pridanú hodnotu z interných auditov aj pre odborný rast svojich zamestnancov a rozvoj znalostného manažmentu.

7 princípov auditovania v zmysle EN ISO 19011:

• Integrita: základ profesionality - podstatou auditu sú pravdivosť, integrita, dôvernosť a diskrétnosť  
• Čestná prezentácia: povinnosť hlásiť pravdivú a presnú správu 
• Správna profesionálna starostlivosť a kompetentnosť
• Dôvernosť – bezpečnosť informácií - správne zaobchádzanie s citlivými alebo dôvernými informáciami.
• Nezávislosť: je základnou podmienkou nestrannosti a objektivity záverov auditu
• Prístup založený na faktoch a dôkazoch - sú založené na príkladoch z dostupných informácií,  nakoľko sa audit vykonáva s obmedzenými zdrojmi a v obmedzenom čase
• Prístup založený na riziku – zvažujúci riziká a príležitosti, aby sa audity sústredili na záležitosti, ktoré sú významné pre klienta auditu a na dosiahnutie cieľov programu auditu.

Niektoré z hlavných prínosov interného auditu:

• Identifikuje medzery a oblasti, ktoré je potrebné zlepšiť
• Zabezpečuje odborný rast zamestnancov – interných audítorov aj auditovaných
• Vnútorná spätná väzba o skutočnom stave systému – identifikácia neefektívnych činností, slabých miestach a implementácia nápravných / preventívnych opatrení na zlepšenie celkovej efektívnosti procesov / systémov / produktov firmy
• Zvyšuje Vašu pripravenosť na externé audity (2nd party zákaznícke audity & 3rd party audity – certifikačnou spoločnosťou či štátnou inštitúciou) 
• Zvyšuje zodpovednosť a správny prístup zamestnancov k práci v rámci organizácie
• Slúži ako systém včasného varovania, ktorý umožňuje včasné zistenie a odstránenie závažných nedostatkov (t.j. ešte pred externým auditom či regulačnou inšpekciou štátnymi orgánmi)

Ak chcete dosiahnuť špičkovú 1st class úroveň systému manažérstva, neustále zlepšovať Vaše procesy, zvýšiť spokojnosť zákazníkov a zároveň zlepšiť pripravenosť Vašej firmy na akékoľvek externé audity, odporúčame Vám vybudovať si team kompetentných interných audítorov, ktorí zabezpečia efektívnu verifikáciu Vašich procesov a systémov.

Zdroj:
ISO 9001:2015
ISO 19011:2018

Mohlo by Vás zaujímať:

Slovník pojmov: Audit

Revízia normy ISO 19011:2018

Ako zaviesť systém manažérstva do spoločnosti