ROZHOVOR: Čo je Lean Six Sigma

1. Úvod
2. Blog
3. Odborné školenia
4. ROZHOVOR: Čo je Lean Six Sigma

Predstavujeme Vám nový blog, ktorý bude písaný formou rozhovorov s našimi odbornými lektormi. V nasledujúcich blogoch postupne vysvetlíme základné pojmy, nástroje a metódy využívané v systémoch manažérstva. 
V prvom rozhovore pán Ing. Tomáš Foltin vysvetlí čo je Lean Six Sigma a základné pojmy z tejto metódy. 

Čo je Lean Six Sigma?

Lean Six Sigma je ako kufrík s nástrojmi. Namiesto kladiva, klieští a šrobovákov v nej môžeme nájsť nástroje, ktoré riešia problémy spojené s akýmkoľvek procesom. Je jedno, či je to proces výroby, poskytovania služieb, alebo prípravy večere v domácich podmienkach. Problémy, ktoré Lean Six Sigma pôvodne riešila vyplývali zo stavu ekonomiky Japonska po druhej svetovej vojne. Podrobnosti si o vzniku Lean Six Sigma si môžu čitatelia nájsť na wikipedii. V podstate išlo o jeden významný faktor. Nedostatok. Nedostatok materiálov, surovín, ľudí, strojov, zdrojov a podobne. 

Aké sú základné pojmy v Lean Six Sigma?

Nedostatok

Nedostatok generuje potrebu narábať s dostupnými zdrojmi čo najefektívnejšie. S čo najmenšími stratami akéhokoľvek druhu. Nielen stratami materiálu, alebo energie. Ráta sa aj strata času, ľudského potenciálu, miesta. A tu niekde, v tomto prostredí, sa rodí postupne systém, ktorý dnes poznáme ako Lean Six Sigma. Nevznikla zo dňa na deň, rodila sa počas desaťročí a rozvoju prispeli okrem Japonska aj ďalšie krajiny, najmä USA.

V súčasnosti máme k dispozícii systém, ktorý dokáže efektívne eliminovať straty. Ak je systém správne implementovaný, proces by mal produkovať výrobky rovnakej, alebo vyššej kvality, ako pred jej zavedením. Akurát rýchlejšie, efektívnejšie tým aj s menšími nákladmi. Nezabúdajme tiež na človeka. Ten je stredom záujmu Lean Six Sigma procesov. 
Zmena chápaná ako zavedenie, alebo tiež implementácia Lean Six Sigma je zmenou myslenia človeka na akejkoľvek pozícií vo firme.

Strata

Strata je všetko, čo zákazník na konečnom produkte neocení. Nie je za to ochotný platiť. To znamená, že z pohľadu výrobcu sú to vyhodené zdroje. To je príliš abstraktná teoretická úvaha, povedzme si niečo konkrétnejšie.

Som majiteľom malého podniku a vyrábam. Počas výrobného procesu vzniká odpad, napríklad nepodarky, ktorý pravidelne likvidujem. Z drahocenných surovín (spomeňme si na situáciu v Japonsku) vyrábam niečo, čo skončí na smetisku. A nielen to. Ja na ten odpad použijem aj časť ľudských zdrojov. Niekto materiál, ktorý skončil v odpade, musel objednať a aj spracovať. Týchto ľudí ako zamestnávateľ platím. Navyše som na výrobu odpadu použil energie a stroje, ktoré tiež musím zaplatiť. Ak si to zhrniem, nakúpim materiál, nechám ho spracovať a následne ho vyhodím. To neznie veľmi racionálne. V tomto momente si môžete povedať „No a čo. Veď si to započítam do koncovej ceny výrobku.“ To je pravda. Ale je váš zákazník ochotný náklady spojené s odpadom znášať? Pravdepodobne nie. Síce o nich veľa nevie, lebo nikto nepredáva tovar s označením: Cena výrobku=25  EUR, Cena odpadu=5 EUR, Koncová cena pre zákazníka=30 EUR. Lenže na trhu nie ste sami a vedľa má podobný podnik váš sused. A ten dokáže vyrobiť to isté, s menším odpadom. Jeho koncová cena nebude 30 EUR, ale 28 EUR. Ku komu pôjde potenciálny zákazník? Je preto rozumné rozmýšľať dopredu.

Snažiť sa nájsť straty a snažiť sa ich eliminovať. Zvýši sa tým vaša schopnosť konkurovať iným a rastie aj spokojnosť zákazníka (kúpi lacnejšie). Ušetrené prostriedky môže firma použiť rozumnejšie, a nie ich vyhodiť. A to je situácia, ktorá je výhrou pre každého. Pre zákazníka, pretože môže dostať lacnejší produkt, pre firmu, lebo získa dodatočné zdroje na vlastný rozvoj a aj pre zamestnancov, pretože budú lepšie ohodnotení. Nespokojné budú len pravdepodobne oprávnené organizácie na zneškodňovanie odpadu, pretože im mesačne budete platiť menej za odvoz odpadu.

Kvalita

Pod pojmom kvalita sa schováva súbor všetkých vlastností výrobku a služieb, ktoré napĺňajú zákazníka pocitom spokojnosti s daným výrobkom a službou. To je komplikovaná poučka. Radšej poďme na niečo konkrétne. Kúpite si v obchode bonboniéru. Je celkom pekne zabalená a chcete ju darovať svojej mame na narodeniny. Cena sa vám zdá primeraná. Keď ju spoločne rozbalíte a otvoríte zistíte, že v obrovskej krabici je pár praliniek, hromada obalového materiálu a kopa vzduchu. Navyše, pralinky sú akési poškriabané a jedna je vytečená. Mama sa síce tvári, že jej to nevadí a hlavné je, že sa vidíte a ste všetci zdraví, ale vo vás to vrie. Cítite sa, slušne povedané, veľmi nespokojný. Naviac, keď ste rovnakú bonboniéru kúpili pre mamu minulý rok, bolo tam o päť praliniek viac. Pôjdete kúpiť tú istú bonboniéru na ďalší rok? Skôr nie a budete hľadať čosi iné, čosi čo viac splní vaše predstavy o kvalitnej bonboniére. A sme pri tom. Vaša predstava je niečo, čo je dokonalé a Vy sa snažíte na trhu nájsť tovar, ktorý splní čo najlepšie vašu predstavu. Správny obal, dosť praliniek, ktoré budú pekné na pohľad a nevytečené. A chcete, aby to tak bolo stále, aby ste nezažili nepríjemné prekvapenie z nečakanej zmeny na budúci rok. Toto všetko sa dá zhrnúť pod pojmom „kvalita“. Je to zhmotnenie vašich predstáv do konkrétneho produktu. V prípade, že sa vaša predstava zhoduje s výrobkom vo vysokej miere, ste ochotní zaplatiť aj o čosi viac, ako by ste zaplatili za výrobok ktorý spĺňa vaše predstavy čiastočne. Čo ale ak narazíte na výrobok, ktorý spĺňa takmer dokonale vaše predstavy, ale nemôžete si ho dovoliť kúpiť, pretože je príliš drahý? Nuž, jednoducho si ho nekúpite.

Otočme teraz pohľad o 180 stupňov. Ktorý výrobca je v tejto situácií výhercom? Ten lacný, ten príliš drahý, alebo ten, ktorý trafil cenu aj naplnil vaše predstavy? Ten lacný asi nie. Pri ňom máte pocit, že pýta veľa za to čo ponúka. To isté platí aj pre drahého výrobcu. Ten, kto trafí vaše očakávania a vie ponúknuť primeranú cenu je víťaz. Možno to znie neuveriteľne, ale aj toto sa dá dosiahnuť zavedením Lean Six Sigmy. A ako bonus pomocou nej dokážete sledovať, či sú výrobky stále v takej kvalite, akú zákazník očakáva a čo máte robiť, ak zrazu z výrobného pásu začnú vychádzať nepodarky.

Lean Six Sigma je zmenou myslenia človeka

Vo veľmi zjednodušenom poňatí organizácie firmy existuje vrstva manažérov a vrstva vykonávateľov rozkazov. Manažér prikazuje, vykonávateľ vykonáva.  Je to celkom fajn v prípade, že manažér je génius a vie presne, čo robí. Má jasnú víziu a vie ako ju dosiahnuť. Procesy vo firme pozná do detailov a vie, ako ich  zlepšiť. Vie ustrážiť kvalitu produktu a pozná zákazníkov tak dobre, že vie, čo chcú. Napriek tomu, že by mala firma fungovať ako dobre naolejovaný stroj, škrípe to v nej. Podriadení sú nespokojní. Cítia sa frustrovaní, pretože nemajú podiel na rozhodovaní o svojej práci. Všetko dostanú nariadené zhora.  Manažér je frustrovaný, pretože cíti enormnú záťaž a zodpovednosť. Cíti, že chybu urobiť nesmie. Keď by ju aj náhodou spravil, nesmie si ju priznať. Ako je to možné? Prečo to nefunguje dobre?

Vyplýva to z povahy človeka. Sme ľudia, nie stroje. V každom z nás je kúsok vodcu, manažéra, tvorcu, vývojára. A v každom je aj kúsok strachopuda, neistého jedinca, ktorý sa potrebuje poradiť keď nevie, ako na to. Tu niekde začína zmena myslenia človeka v rámci Lean Six Sigma. Je to to tá najťažšia vec, aká stojí pred tými, ktorí sa rozhodli ísť do zavedenia Lean Six Sigmy. Straty a kvalita sa dajú ustrážiť matematickými modelmi a štatistickým sledovaním procesov. Ale zmeniť správanie sa ľudí vnútri firmy, to dokážu iba samotní ľudia. Ak je to také ťažké, prečo to všetko robiť? Dôvod je, že zmenou myslenia v rámci firmy dokážeme eliminovať najdôležitejšiu stratu. Stratu ľudí. Materiál, stroj, obal, elektrina, to sa dá relatívne ľahko kúpiť. Avšak človek, ktorý je odborník vo svojom odbore, pracuje spoľahlivo a rád, navyše rozmýšľa nad svojou prácou, je dostupný na trhu veľmi ťažko. Strata takéhoto človeka, nech pracuje na hociktorej pozícií vo firme, bolí. Je jedno, či je to robotník od pásu, alebo riaditeľ. 

Čo sa vlastne zmení zavedením Lean Six Sigmy? 

Prístup jednotlivých zamestnancov a majiteľov k problémom. Časť rozhodovacích právomoci prejde priamo na tých, ktorí činnosť vykonávajú. Oni sa stanú manažérmi a vlastníkmi procesov. Časť pracovných povinností prejde od vykonávateľov rozkazov na manažérov až vlastníkov. Firma formálne nezmení svoju hierarchickú štruktúru a ani sa neočakáva, že výrobný riaditeľ bude pracovať na piatkovej nočnej zmene, zatiaľ čo elektrikár bude viesť poradu k ekonomickej situácii firmy. Očakáva sa však, že manažment nebude prikazovať, ale skôr silou svojej pozície pomáhať riešiť problémy, ktoré vzniknú. Budú sa zasadzovať o zlepšovanie procesov bežiacich vo firme a budú dbať na to, aby ich podriadení boli spokojní, docenení a aby sa venovali činnostiam, ktoré majú zmysel. Musia dbať na rozvoj svojich podriadených a musia podporovať všetky dobré nápady, ktoré vzídu z hláv ich podriadených a vedú k zlepšeniu výkonu firmy. Naopak, od podriadených sa očakáva zmena prístupu od „ja to len vykonávam“ na “ ja viem, ako sa to robí a viem, že by sa to dalo aj lepšie“. 

Zmena z pasívneho na aktívny prístup k plneniu si svojich pracovných povinností sa nazýva „vlastnícky prístup“. Ak sa obe tieto zmeny udejú súčasne a úprimne, vznikne nový typ vzťahov. Podriadení už nebudú vykonávateľmi, pretože sami budú rozhodovať o procesoch, ktoré vykonávajú. Manažéri už nebudú veliteľmi, ale skôr podporovateľmi dobre myslených zmien a vodcami, ktorí dokážu svojich podriadených previesť problémami. Stanú sa odborníkmi a budú vedieť poradiť nezištne a s pocitom uspokojenia.

Z vlastnej skúsenosti viem, že táto zmena je beh na dlhé trate. Možno na niekoľko rokov a paradoxne rýchlejšie sa dokážu prispôsobiť podriadení, než manažment. Aj to súvisí s ľudskou povahou. Strata pocitu moci nad niekým je bolestivá. Moc chutí veľmi opojne a mnohí manažéri sa jej nevedia vzdať. A tu, v tomto bode, niekedy celý systém skolabuje. Vinu na jeho neúspechu nenesie samotný systém, ale iba jeho nositelia.

Niečo na záver

Ak by som zhrnul celý tento článok do niekoľkých slov. Lean Six Sigma je súbor techník a nástrojov, ktorý pomáha zabrániť stratám materiálu, energie, zákazníkov a ľudských zdrojov. V strede pozornosti je zákazník, ako externý činiteľ a zamestnanec, ako interný a najdôležitejší činiteľ. Lean Six Sigma je cesta úprimnosti, pokory a snahy robiť ľudí spokojnejšími. Ak ste sa stretli s niečím iným, pravdepodobne to nebola tá pravá orechová Sigma.

V najbližšom článku si predstavíme pojmy ako Lean= štíhly a Six Sigma = štatistika nadovšetko.