Kľúčové body pre efektívne riadenie dokumentácie podľa ISO 9001

1. Úvod
2. Blog
3. Normy ISO
4. Kľúčové body pre efektívne riadenie dokumentácie podľa ISO 9001

ISO 9001 je medzinárodný štandard pre riadenie kvality. Jeho cieľom je zlepšiť výkonnosť organizácie a zabezpečiť spokojnosť zákazníkov prostredníctvom riadenia procesov a kontroly kvality v celej organizácii.

Dokumentácia hrá kľúčovú úlohu pri efektívnom riadení systému kvality a dosahovaní cieľov kvality v zmysle ISO 9001. Proces riadenia zdokumentovaných informácií a údajov je súčasťou samotného systému manažérstva kvality. Riadenie dokumentácie zahŕňa procesy a postupy na vytvorenie, pripomienkovanie, schvaľovanie, distribúciu, pravidelnú revíziu a archiváciu týchto riadených dokumentov vo forme riadiacich smerníc, pracovných postupov a záznamov / formulárov.

Medzi základné body ako začať riadiť dokumentáciu patrí:

• Identifikácia potrebnej dokumentácie: Identifikujte všetky dokumenty, ktoré sú nevyhnutné pre jej riadenie. Medzi najdôležitejšie dokumenty, ktoré spoločnosť potrebuje riadiť patria:
  • politiky, 
  • smernice
  • pracovné postupy, 
  • plány, 
  • záznamy.

• Vytvorenie hierarchie dokumentácie: Vytvorte hierarchiu dokumentácie, ktorá zohľadňuje vzťahy a závislosti medzi dokumentmi. Napríklad politiky a postupy môžu byť na vyššej úrovni, zatiaľ čo pracovné postupy môžu byť na nižšej úrovni. Táto hierarchia pomáha udržiavať poriadok a jasnosť v dokumentácii.

• Definovanie formátov a štýlu dokumentov: Určte, aké formáty a štýly sa budú používať pri tvorbe dokumentov. Môžete napríklad stanoviť, že všetky dokumenty musia obsahovať určité položky, ako sú názov, dátum, verzia, zodpovedná osoba a podobne. Týmto spôsobom sa zabezpečí jednotnosť a ľahšia čitateľnosť dokumentov.

• Stanovenie procesov na správu dokumentácie: Vytvorte procesy a postupy na správu dokumentácie. To zahŕňa vytvorenie pravidiel pre vytváranie, aktualizáciu, schvaľovanie, ukladanie, distribúciu a archiváciu dokumentov. Stanovte, kto je zodpovedný za vykonávanie týchto procesov a aké sú príslušné postupy.

• Zabezpečenie prístupu a kontrolovanie: Vytvorte mechanizmy na zabezpečenie prístupu k dokumentácii a jej kontroly. Určte, ktoré osoby majú povolenie na čítanie, úpravu alebo schvaľovanie dokumentov. Zabezpečte, aby sa v dokumentácii udržiavali záznamy o zmenách, a vykonávajte pravidelné kontroly, aby sa zistili a odstránili nezrovnalosti.

• Vzdelávanie a zaškolenie: Zabezpečte, aby zamestnanci boli oboznámení s procesmi riadenia dokumentácie a vedeli, ako s dokumentmi pracovať. 

Riadenie dokumentácie je dôležitou súčasťou efektívneho systému manažérstva kvality v organizácii. Správne riadenie dokumentácie zabezpečuje systematický prístup k procesom a postupom, zlepšuje sledovateľnosť činností, zabezpečuje konzistenciu a dodržiavanie právnych a regulačných požiadaviek. Riadenie dokumentácie tiež pomáha udržiavať kontinuitu činností organizácie a chráni jej know how. Prostredníctvom riadenia dokumentácie organizácia môže dosiahnuť zlepšenie výkonu, transparentnosť, zodpovednosť a spokojnosť zákazníkov.

Odporúčané školenia:

Mohlo by Vás zaujímať:

• Výkon interných auditov v zmysle požiadaviek ISO 9001 a GDP pre farmaceutických prepravcov
• Certifikácia systému manažérstva kvality v projektoch podľa normy ISO 10006
• Certifikácia systému manažérstva kvality podľa normy ISO 9001