Ako udržať metódu 5S funkčnú

1. Úvod
2. Blog
3. Odborné školenia
4. Ako udržať metódu 5S funkčnú

Ako udržať metódu 5S funkčnú? Ťažko... Takto väčšinou odpovedajú naši lektori, keď dostanú takúto otázku a na odpoveď majú menej ako 8 hodín?

Keď na začiatku nášho školenia 5S pri zisťovaní očakávaní kurzistov počujeme: „máme niečo porobené, už sme sa to snažili aj implementovať, aj sme boli už na nejakých školeniach, ale ako to udržať?“

Lektor sa väčšinou zamyslí s tým, že už vie, že s touto skupinkou to nebude mať jednoduché. Vie, že jeho vzorne pripravená prezentácia bude až druhoradá, vie, že títo ľudia tu niesú kvôli osvedčeniam, ani si neprišli vypočuť akých je to tých 5 krokov, ktoré si pred tým aj tak našli na internete. Dovolím si to povedať za lektorov, tieto školenia majú najradšej, majú totiž zmysel.

V prvom rade treba priznať, že neexistuje presný návod ako metódu 5S udržať. Ani my Vám tu neprezradíme nejaké revolučné riešenie. Bolo by to veľmi jednoduché. Pokúsime sa Vám poskytnúť zopár rád a trikov tak, aby Vaši zamestnanci nepovažovali 5S za otravovanie a aby spolupracovali na jej udržiavaní a funkčnosti. Bez nich to „nedáte“.

Rada číslo 1–Disciplína

Byť disciplinovaní a dodržiavať všetkých 5 resp. 7 krokov. A to na všetkých úrovniach, pretože 5S sa týka celého podniku, predovšetkým vrcholových manažérov (v hlavných úlohách ). 

Treba začať postupne od jednotlivcov a treba si uvedomiť, o čo nám to vlastne ide. Dôvodov môže byť viac. Niekto chce iba prejsť auditom, ale v tomto článku sa zameriavame skôr na tých, ktorí to s 5S myslia vážne a nepotrebujú tento nástroj mať zavedený len počas pár auditodní v roku. Správna filozofia je – aby bolo 5S vnímané ako nový spôsob práce, ktorý pomáha zvyšovať produktivitu, znižovať plytvanie, námahu pri vykonávanej práci a bezpečnosť práce. Netreba hneď zbrklo všetko preorganizovať nanovo. Pomaly ďalej zájdeš platí aj pri 5S. Na začiatok odporúčame chopiť sa silných stránok podniku, pracovať na už začatých zlepšeniach, trpezlivo analyzovať slabé miesta na pracoviskách. Najväčším problémom pre udržateľnosť 5S je nedostatočne vybudovaný kontrolný mechanizmus a postupné upadnutie do stereotypu, nevenovanie pozornosti novým zlepšeniam a zaoberanie sa stále rovnakou problematikou. Úlohou pracovníkov, je v tomto prípade nie len dodržiavať zásady 5S a kontrolovať ich, ale zabezpečiť aby na pracovisku prebiehalo neustále zlepšovanie v rámci PDCA cyklu. 

Rada číslo 2 – Podpora Top manažmentu

Očakávať disciplínu pri dodržiavaní 5S bez VIDITEĽNEJ podpory top manažmentu je naivné. Top manažér v tom musí mať jasno. Musí poznať výhody 5S a musí ich vedieť zosúladiť so stratégiou spoločnosti.

Snaha zaviesť 5S je signálom manažmentu pre zmenu kultúry spoločnosti. Sú medzi Vašimi pracovníkmi takí, ktorí sa odmietajú zapojiť? Nevadí. Skúste nájsť dôvod ich odmietnutia a snažte sa ich pochopiť. Ukážte im výhody a pomôžte s implementáciou. Koniec koncov, 5S je aj o zmene riadenia. Leadership totiž viac znamená slúžiť, ako rozkazovať. A to je práve tá zmena kultúry.

Každý zamestnanec musí vidieť, že firma zaviedla nástroj, ktorý nie je len pre vrcholový manažment. Ako na to? Dajte si tú námahu, zavítajte na každé pracovisko a zisťujte zapojenie pracovníkov a pochopenie cieľov. Interval necháme na Vás, ale odporúčame nech je to aspoň mesačne. Prosíme Vás, nepoučujte, nekritizujte. Motivujte, navádzajte a poraďte. Vysvetlite pracovníkom, že keď budú mať svoje náradie na mieste, nemusia poň utekať cez celú dielňu, nemusia sa zohýbať, nemusia urobiť xy drepov zbytočne, a keď budú postupovať takým alebo onakým spôsobom, nemusia sa obávať pracovného úrazu. Často sa zabúda na to, že 5S nie je len metóda na šetrenie finančných zdrojov ale aj na ochranu zdravia pracovníkov.

Ďalej sa odporúča vizualizácia (rôzne plagáty, značenia, slogany a firemná tlač), kde sa zamestnanec dočíta aký vplyv malo to, že celý polrok vzorne dodržoval 5S. Veľmi účinné su aj fotografie pred a po. Každý pracovník to ale musí mať na očiach, nemalo by sa stať, že pracovník by možno aj chcel udržiavať a zlepšovať pracovisko, ale nevie ako na to. Nikto učený z neba nepadol, neučte pracovníkov, ako dodržiavať len metodiku 5S, ale ako zaviesť filozofiu 5S. Jedno 10-minutové celofiremné školenie nestačí.

Rada číslo 3 – Meranie účinnosti

Nevyhnutné. Merať musíme všetko aby sme zistili, či to, čo robíme, robíme dobre a či to má význam. Vhodným spôsobom na meranie výkonnosti 5S je interný audit. Nemenej dôležité je vedieť oceniť snahu a odmeniť zamestnanca alebo tím za dodržiavanie 5S. Výsledky by mali byť verejne dostupné, ceny necháme na Vás, treba však myslieť na to aby neboli dehonestujúce a aby v zamestnancoch vzbudili pocit zdravej súťaživosti.Je skvelé, keď sa to bude diať na všetkých úrovniach, top manažér môže za dodržiavanie 5S na svojom stole vyhrať napr. umytie auta.

Rada číslo 4 – Začať od seba

Ukazovateľom funkčného 5S určite nie je ovládanie 5S krokov v 3 jazykoch. Seiri, Shitsuke, Standardize alebo počkať, ako to bolo? Seiso?...  Ani vizualizácia 5S tabúľ, billboardov a bannerov. Ak si na tom vrcholový manažment potrpí, ale poukazovaním na dosiahnuté výsledky a trendy zlepšenia. 

Keď však začnem od seba a každému kolegovi, bez ohľadu na jeho pozíciu, či mi je nadriadený alebo podriadený, pôjdem príkladom, to už je o niečom inom. Tým najlepším sa podarilo implementovať 5S do bežného života. Tí „normálnejší“ z nich si doma nelepia žlto-čiernou páskou štvrťkružnicu vymedzujúcu otváranie dverí, ale aplikovali 5S na svoj každodenný život. Aplikovali ho na svoje návyky, napríklad na náklady. 5S je veľmi úzko spätá s LEAN managementom. Vieme, aká je doba, všetci chcú byť lean. Tak ako naši zamestnávatelia chcú byť lean a vyrábať čo najviac produktov za čo najmenej nákladov, tak aj my chceme byť lean keď sa pozrieme do zrkadla. Mať poriadok a menej plytvať s cieľom byť efektívny. Ak sa Vám to zdá pritiahnuté za vlasy, uznávame, trochu je, ale naozaj, mnohým sa vďaka týmto metódam podarilo ušetriť nemalé finančné prostriedky. Byť bohatší a krajší sú minimálne 2 dôvody, prečo sa riadiť 5S.

Veľmi radi Vás uvidíme na našom školení 5S, kde Vám naši lektori dajú tipy, ako presvedčiť zamestnancov, že 5S nie je strašiak a vie uľahčiť život. Pri vnútrofiremných školeniach na mieru máte možnosť zobrať lektora priamo na Vašu prevádzku. Riešiť 5S priamo na mieste je vždy efektívnejšie, ako keď sa rieši „od stola“.

Prajeme Vám veľa šťastia najmä pri poslednom (najťažšom) „S“ – sustain a teda udržiavaní.