Zlepšenie fungovania tímu

1. Úvod
2. Blog
3. Soft - skills
4. Zlepšenie fungovania tímu

Nesplnenie termínov, nedodržanie sľubov a neodovzdanie projektov je len zlomok problémov, ktoré vznikajú, keď tímy nefungujú dobre. Dokonca aj vtedy, keď úsilie tímu vedie k zdanlivo dobrým výsledkom, často dochádza k množstvu nevyužitých príležitostí kvôli rôznym problémom. 

Príklad: Nedostatočnou komunikáciou došlo k tomu, že dobré nápady nepadli na úrodnú pôdu. Jednotlivci postupovali iným smerom, ako zvyšok tímu. Tím sa trápil, pretože neexistovali presne a jasne stanovené pravidlá a ciele.

Ak ste sa v tom našli, mali by ste si nájsť priestor, aby ste podnikli kroky na zlepšenie tímovej práce. Efektívna tímová práca sa nestane zo dňa na deň. Vyžaduje veľké úsilie a dôkladné pochopenie toho, čo tá tímová práca vlastne je. Dobrá správa je, že ak si na tom dáte záležať, vráti sa Vám to.

Zhrnuli sme 9 tipov, ktoré Vám môžu pomôcť na zlepšenie fungovania Vášho tímu:

1. Leadership
Každý tím potrebuje vedúceho, aby dohliadal na zodpovedné plnenie úloh, zobral dôležité rozhodnutia na seba, udržal dynamiku. Nie vždy je to osoba na správnom mieste. V praxi to vyzerá tak, že vedúci tímov sú zvyčajne jednotlivci, ktorí najviac vedia o projekte, no často nemajú skúsenosti s vedením. V ideálnom prípade je vedúci tímu človek, ktorý vie o projekte najviac a navyše má dobré vodcovské schopnosti. Ak takého nemáte, máte 2 možnosti. Nájsť dobrého leadera a naučiť ho Vašej odbornej problematike alebo naučiť Vášho najväčšieho odborníka viesť. Odporúčame zvoliť túto možnosť -  väčšinou je problematika tak zložitá, že pochopiť ju trvá dlhšie ako osvojenie si aspoň nejakých základných vodcovských techník.

Tip: Niekedy je lepšie nestrácať čas hľadaním nových ľudí, ale investovať trochu energie do tých svojich. 

2. Pravidlá
Stanovenie jasných pravidiel hry je nevyhnutné na efektívne fungovanie tímu. Je viac ako potrebné mať stanovené ciele, stratégie a smer, ktorým tím pôjde. 
Keď sa tím rozptýli a odkloní sa od definovaných cieľov, projekt sa zbytočne predĺži, alebo sa nedokončí vôbec. Každý člen tímu musí mať jasne definované ciele, úlohy a kompetencie. Veľmi dôležité je naučiť sa včas definovať, kedy sa odkláňame od stanovených cieľov. Čím skôr to identifikujeme, tým menšie škody spôsobíme. Zakladateľ spoločnosti Apple Steve Jobs sa v minulosti vyjadril, že rovnako ako je hrdý na úspešné projekty, ktoré realizoval, je hrdý aj na tie, ktoré nerealizoval a dokázal ich včas stopnúť.

Tip: Vizualizácia cieľov na nástenkách, neustále opakovanie cieľov, podpora, časové ohraničenie projektov, motivácia.

3. Menšie skupinky
Keď je tím konfrontovaný s veľkým cieľom, najlepšou voľbou je  vytvoriť menšie tímy alebo podskupiny, ktoré by riešili konkrétnejšie úlohy, ktoré podporujú celkový cieľ. Väčšie tímy narážajú na väčšie prekážky. Trochu na odľahčenie -  riaditeľ Amazonu Jeff Bezos to pekne vystihol vo svojej teórii: “two pizza rule” (v preklade niečo ako pravidlo 2 pízz). Hovorí o tom, že keď nedokážete nakŕmiť Váš pracovný tím dvoma pizzami, Váš tím je príliš veľký na to aby bol produktívny.

Tip: Menej je niekedy viac.

4. Komunikácia
Každý jednotlivec v tíme musí byť schopný povedať čo potrebuje, opýtať sa, keď niečomu nerozumie, musí vedieť odmietať úlohy, ktoré nie sú reálne uskutočniteľné. Kľúčom ku komunikácii v tíme je, aby boli časté a efektívne. Efektívna komunikácia vyžaduje, aby všetci členovia tímu vždy vedeli čo sa v tíme deje. Vyžaduje správne zručnosti a nástroje. Dá sa to naučiť, existujú na to rôzne školenia, workshopy, tréningy. Netreba zabúdať, že tak ako rozprávanie je pri komunikácii nemenej dôležité aj počúvanie. 

Tip: Komunikujte často a efektívne.

5. Sebakontrola
Pokiaľ nemám kontrolu sám nad sebou, nemám predpoklad na to aby som bol prínosom pre efektívnu tímovú prácu. Skôr naopak, na tím budem pôsobiť ako brzda. Pokiaľ nie som tímový hráč, radšej to odkomunikujem vopred. Ak na to prídem až počas projektu, tiež je dobré odkomunikovať to čo najskôr -  aspoň sa nebudú trápiť obe strany.

Tip: Začať od seba – mať seba pod kontrolou. 

6. Nezabudnite oceniť
Iste, každý je nahraditeľný, no Vaša spoločnosť nie je jediná, v ktorej sa Vaši zamestnanci môžu uplatniť. Nedajte im dôvod uvažovať nad takýmito vecami. Medzi jasne definované pravidlá patrí aj odmena, ktorú za úspešný projekt zamestnanec dostane. Nezabudnite ohodnotiť aj nefinančne. Každý úspešný projekt treba patrične osláviť.

Tip: Neočakávajte férový prístup členov tímu, pokiaľ k nim nepristupuje férovo spoločnosť.

7. Bleskové riešenie konfliktov
Je normálne, že medzi členmi, ktorí pracujú spoločne v tíme, vzniknú konflikty. Je však nevyhnutné čo najrýchlejšie ich vyriešiť. Vyriešte si problémy v tíme včas, ešte kým sú v zárodku. Ak sa nebudú riešiť, bude sa na ne stále nabaľovať a spôsobia epidémiu vo Vašom tíme.

Tip: Žabomyšie vojny vo Vašom tíme nemajú priestor.

8. Spätná väzba
Aby ste mohli pracovať a postupovať spoločne ako tím, je dôležité, aby ste si medzi sebou poskytovali spätnú väzbu. Vám aj ostatným členom tímu to pomôže splniť a lepšie pochopiť očakávania. 

Tip: Rovnako dôležité ako dať spätnú väzbu je vedieť ju prijať.

9. Rešpekt a dôvera
Členovia tímu musia navzájom dôverovať každému, kto má svoju úlohu, ako aj dôverovať svojim vodcom, aby ich usmerňovali správnym smerom.

Tip: Váš tím nevyprodukuje nič dobré pokiaľ budú chýbať tieto veci. 

Inšpirujme sa najlepšími. Efektívnej tímovej práci nás učí aj matka príroda. Ako príklad uvedieme odlietanie divých husí do teplých krajín. Unikátnym spôsobom letu znižujú odpor vzduchu. Na najnáročnejšej pozícii na špici sa „členovia tímu“ v pravidelných intervaloch neustále striedajú, čo im pomáha šetriť energiu. Práve nimi sa inšpirovali aj špičkoví cyklisti na Tour de France. Zavesení jeden za druhým, s minimetrovými rozostupmi vytvárajú tzv. vláčik. Ďalší Pekný príklad zo sveta športu je tímová práca vo formule F1. Jazdec monopostu zájde do boxu, kde každý presne vie čo má robiť. Výsledkom je obutie nových pneumatík a doplnenie paliva doslova za pár sekúnd. Fenomenálny basketbalista – legenda Michael Jordan povedal, že talentom sa dá vyhrať zápas, ale tímovou prácou možno vyhrať celý šampionát. 

TIP NA ZÁVER:

Ešte pred tým ako sa proaktívne pustíte do zlepšovania fungovania Vášho tímu Vám odporúčame pozrieť si výborný film Apollo 13. Je to perfektný príklad ako môže dobre koordinovaný tím priniesť zázraky. Podstatou filmu je , že neúspech nie je možnosť, čo dokazuje racionálne rozhodovanie technikov a astronautov počas krízovej situácie. Tímovou prácou a vynaliezavosťou sa podarí prevziať kontrolu nad explóziou. Hlavnou myšlienkou tímu je, že lídri môžu vytvárať zázraky iba vtedy, ak dokážu zabezpečiť dôveru svojho tímu.