Delegovanie

Čo je delegovanie?

Delegovanie je proces, pri ktorom manažér alebo vedúci pracovník prenáša časť svojich povinností a rozhodovacích právomocí na podriadených. Tieto povinnosti sa môžu líšiť v závislosti na pracovnom prostredí, úrovni kompetencií zamestnancov a špecifických potrebách organizácie, ale medzi tie bežné patria napríklad rutinné úlohy, výskumy a analýza, zákaznícky servis, komunikácia a pod. Je však dôležité si uvedomiť, že niektoré povinnosti nie je vhodné delegovať, najmä tie, ktoré vyžadujú špecifické odborné znalosti, strategické rozhodovanie, alebo nesú vysokú úroveň rizika pre organizáciu.

Cieľom delegovania je efektívnejšie riadenie času a zdrojov, rozvoj zručností a kompetencií zamestnancov, a zvýšenie celkovej produktivity tímu alebo organizácie. Pri správnom delegovaní je kľúčové jasne definovať úlohy, poskytnúť potrebné zdroje a podporu, a stanoviť očakávania ohľadom výsledkov a termínov. Delegovanie však neznamená úplné vzdanie sa zodpovednosti; vedúci zostáva zodpovedný za dosiahnutie stanovených cieľov.

Aby bolo delegovanie efektívne, je potrebné zvážiť niekoľko nasledujúcich krokov:

• Výber úloh na delegovanie - je potrebné zvoliť úlohy, ktoré môžu byť delegované bez toho, aby to negatívne ovplyvnilo výsledok. Zároveň je dôležité vyhnúť si mikromanažmentu – delegovanie má zmysel iba vtedy, ak vedúci pracovník dôveruje svojmu tímu a nedohliada na každý detail.
• Výber vhodnej osoby - je dôležité dbať na komptencie daného jedinca, a vybrať teda zamestnancov, ktorí majú potrebné schopnosti, skúsenosti a zdroje na úspešné splnenie úlohy. Zároveň je dobré vybrať niekoho, kto má záujem sa danej oblasti venovať a vidí v nej prínos pre svoj rozvoj.
• Jasná komunikácia – na to, aby zamestnanci mohli plniť dané úlohy, je potrebné ujasniť ciele, očakávané výsledky, termíny a rozsah právomocí. Zamestnanci musia vedieť, čo sa od nich očakáva, zároveň musí byť zabezpečené, aby zamestnanci mali prístup ku všetkým potrebným informáciám, nástrojom a podporám.
• Podpora a monitorovanie - pravidelná kontrola (a následná spätná väzba) je nevyhnutnou súčasťou delegovania. Aj keď úlohy manažér delegujete, mal by byť k dispozícii pre konzultácie a poskytnutie podpory.

Výhody delegovania:

• Zvýšená produktivita - manažér sa môže sústrediť na strategickejšie a pre neho relevantnejšie úlohy.
• Rozvoj zamestnancov - delegovanie podporuje rast a rozvoj zručností tímu.
• Zlepšenie tímovej spolupráce - posilňuje dôveru a zodpovednosť medzi členmi tímu.
• Zvýšenie motivácie a angažovanosti - dáva zamestnancom pocit dôvery a zodpovednosti, a zároveň podporuje ich osobný a profesijný rast.
• Zvýšenie flexibility - delegovanie zvyšuje flexibilitu tímu vďaka lepšej prispôsobivosti zmenám a využitiu rôznych zručností a perspektív členov tímu.
• Efektívnejšie využitie zdrojov - zlepšuje efektivitu využitia času a ľudských zdrojov, čo umožňuje manažérom zamerať sa na strategické úlohy a optimálne rozdeliť pracovnú záťaž.

Výzvy delegovania:

Strach z odovzdania kontroly

Niektorí manažéri alebo vedúci pracovníci sa môžu báť že stratia prehľad alebo že úloha nebude splnená podľa ich predstáv. Je dôležité dôverovať svojim zamestnancom a pokiaľ má s týmto vedúcim pracovník problém, môže začať s delegovaním menších úloh, aby sa postupne cítil pohodlnejšie s odovzdávaním väčšej zodpovednosti.

Nedostatočné zručnosti alebo skúsenosti

Niekedy môže byť ťažké nájsť správnu osobu, ktorá má potrebné kompetencie. Je teda potrebné analyzovať, ktoré zručnosti sú potrebné na splnenie úlohy, a vybrať tých zamestnancov, ktorí ich už majú, alebo môžu byť rýchlo vyškolení. Pokiaľ chce vedúci manažér delegovať svoje úlohy a povinnosti je teda vhodné investovať do školení a mentorovania, aby zamestnanci získali potrebné znalosti a skúsenosti pre úspešné splnenie úlohy.

Nedostatočná komunikácia 

Nejasné zadanie alebo nedostatočná spätná väzba môžu viesť k neúspechu. Je teda potrebné udržiavať otvorenú a častú komunikáciu, poskytovať konštruktívnu spätnú väzbu a sledovať priebeh práce pomocou pravidelných reportov alebo schôdzok, odovzdávať úlohy s detailným popisom, očakávaniami a termínmi, aby nedochádzalo k nejasnostiam ohľadom toho, čo treba urobiť.

Odporúčané školenia:

Odporúčané e-learningy: