Lean Office, Štíhla administratíva

Čo je Lean Office

Podobne, ako vo výrobných procesoch aj v administratívnych procesoch je možné nájsť aktivity, ktoré sú plytvaním. Zavedenie prvkov štíhlej výroby do administratívnych procesov nazývame Štíhla kancelária, alebo Lean Office.

Na čo slúži Lean Office

Rovnako ako výrobné, tak aj administratívne procesy sú vykonávané s cieľom uspokojiť zákaznícke požiadavky. Je potrebné si uvedomiť, že zákazníkom sú aj interné, vnútro firemné procesy, oddelenia, alebo osoby, ktoré očakávajú dodanie služby, aby mohli vykonávať činnosti zamerané na uspokojenie externého zákazníka. V mnohých prípadoch sa však stáva, že administratívne procesy spôsobujú problémy práve oddeleniam, ktoré poskytujú finálny produkt.
Optimalizáciou procesov v administratíve, odstránením plytvania a štandardizáciou často zvýšime celkový výkon spoločnosti bez nutnosti vysokých investícií. Podporné procesy, ku ktorým patrí aj administratíva, sú rovnako dôležité ako výrobné procesy a ovplyvňujú celkové vnímanie spoločnosti zákazníkom.
Zavedením prvkov štíhlej výroby, ako sú 5S, mapovanie toku hodnoty (Value Stream Mapping), Kaizen, alebo štandardizácia dokáže spoločnosť ušetriť cenné zdroje. Už len zníženie počtu porád dokáže uvoľniť pracovníkov pre procesy s vyššou pridanou hodnotou.

Použitie v praxi

Lean Office, alebo štíhla administratíva využíva prvky štíhlej výroby. Veľmi častým obrazom firmy býva, že sa zameriava na zoštíhlenie výrobných procesov, pričom administratívne zostávajú bez povšimnutia. To však nie je správne. Je nutné uvedomiť si, že výrobné a administratívne procesy sú previazané. Napríklad, proces obstarávania náhradných dielov je často komplikovaný. Zbytočne sú zavedené prvky TPM vo výrobe, pokiaľ objednaniu náhradného dielu, alebo náradia sú kladené nezmyselné administratívne prekážky (nutnosť schvaľovania vedúcimi pracovníkmi nákupu, objednávanie iba ak objednávka prekročí určitú minimálnu hodnotu, rôzny prístup pracovníkov nákupu atď.). Veľmi kritickými bývajú procesy spojené s nasadením výpočtovej techniky, pretože oddelenie IT má často výhradné a jedinečné postavenie v spoločnosti a nerado procesy optimalizuje.

Prvým krokom pre zavedenie štíhlej administratívy býva zmena myslenia pracovníkov administratívy. Je potrebné naučiť ich, že procesy, ktorých sú vlastníkmi, sú rovnako dôležité ako výrobné procesy. Ich úlohou je naplniť čo najskôr a s čo najvyššou kvalitou požiadavky interného, alebo externého zákazníka. Veľmi dobrým nástrojom pre spustenie štíhlej administratívy býva 5S, pretože prebratie zodpovednosti za vlastné, ale aj zdieľané priestory administratívy, býva prvým krokom k zmene myslenia. Treba si uvedomiť, že 5S nie je iba jednorazová aktivita, ale systém, ktorý je potrebné udržiavať a preto mu venovať neustálu pozornosť.

Neskôr sa môže pristúpiť k zavedeniu Kaizen systému, v rámci ktorého pracovníci sami optimalizujú vlastné procesy.
Dôležitým krokom pri zoštíhľovaní procesov je zmapovanie toku hodnoty (Value Stream Mapping). Administratívne procesy sú často založené na spracovaní nehmotných vstupov (informácie) a straty spojené s ich spracovaním sú ťažko viditeľné. Je vhodné, ak pomôže pri mapovaní procesov skúsený kouč z oblasti výroby, alebo externý poradca. Rovnako, ako vo výrobe aj tu rozlišujeme straty podľa tzv. TIMWOODI kategórií:

• Transport - prenášanie formulárov medzi oddeleniami, nelogicky usporiadaná kancelária, presun informácií, aj elektronický, do centrálnej kancelárie a späť
• Inventory - rozpracované objednávky, nedokončené interné zákazky kvôli nesystematickej práci a nezavedeným štandardom, nadbytočné množstvo formulárov na pracovisku
• Movement - presun pracovníkov medzi kanceláriami, zle usporiadaný priestor v kancelárií, vzdialený archív, tlačiareň na inom poschodí
• Waiting - úradné hodiny (administratíva nepracuje nepretržite), dávkové spracovanie požiadaviek, neexistujúca zastupiteľnosť pracovníkov,
• Overproduction - zbytočné formuláre, ktoré sa musia vyplniť, porady, výkazy
• Overprocessing - nutnosť viacnásobného potvrdzovania, vyžadované údaje nemajú zmysel a nesúvisia s požiadavkou
• Defects - stratená žiadosť, zle spracovaná žiadosť, neefektívna komunikácia medzi oddeleniami
• Intelectual - vykonávanie rutinných administratívnych operácií na úkor optimalizácie procesov

V mnohých prípadoch sú straty spôsobené nadmernými úkonmi potrebnými pre spracovanie požiadaviek a chýbajúce štandardné postupy, prípadne nedodržiavanie štandardných postupov.

Ako Vám môžeme pomôcť

Naša spoločnosť poskytuje rôzne formy vzdelávania zamerané na optimalizáciu procesov. Patria k nim školenia, workshopy, e-learningy, alebo aj poradenská činnosť vykonávaná priamo v spoločnosti.

Odporúčané školenia: